Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Tietoisuus ry, Lahnaruohontie 7 b 26, 00200 Helsinki, info@tietoisuusry.fi, 040 513 2799.
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Janne Laakso, info@tietoisuusry.fi, 040 513 2799.
3. Rekisterin nimi
Tietoisuus ry:n yhdistysrekisteri.
4. Rekisteröidyt
Rekisteri koostuu Tietoisuus ry:n jäsenistä, kursseille osallistujista sekä uutiskirjeen tilaajista.
5. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus
- Tietoisuus ry:n toiminnan mahdollistaminen
- Yhdistyslain velvoitteiden täyttäminen
- Yhdistyksen säännöissä mainitun yhdistysten jäsenten tiedottaminen yhdistyksen toiminnasta
- Rekisteröidyn suostumus henkilötietojen käsittelyyn (EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artikla 6, kohta 1a).
- Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artikla 6, kohta 1c)
- Tietojen laskutusrekisteriin siirron osalta: Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet syrjäyttävät tällaiset edut (EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artikla 6, kohta 1f).
Luovuttamatta jättämisen vaikutukset: Henkilötietojen luovuttaminen on välttämätöntä yhdistyksen toiminnan mahdollistamiseksi. Henkilö ei voi olla yhdistyksen jäsen luovuttamatta tietoja.
6. Käsiteltävät henkilötiedot
Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 § 7
Rekisterin tietosisältö
Yhdistyksen jäsenien:
• Nimi
• Osoite
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Syntymäaika
Hallituksen jäsenien:
• Nimi
• Osoite
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Syntymäaika
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja rekisteriin kerätään jäsenhakulomakkeelta, Tietoisuus ry:n sähköpostista. (Rekisteröidyn suostumus henkilötietojen käsittelyyn EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artikla 6, kohta 1a)
8. Tietojen luovutus ja siirtäminen
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille. Poikkeuksen laissa määritetyt toimijat. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle: Tietoja ei luovuteta kolmansiin maihin.
9. Tietojen suojaus
Rekisterin suojauksen periaatteet
Sähköisesti käsiteltävät tiedot
Sähköisesti lähetetyt jäsenhakemukset: pääsy tietokantaan on rajoitettu käyttäjätunnuksilla ja salasanalla. Käyttöoikeus myönnetään vain salassapitovelvollisille ja rekisterin käyttämiseen perehdytetyille henkilöille, joiden asemaan ja tehtäviin käyttöoikeus liittyy.
10. Tietojen käsittelyn kesto
Tietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö on Tietoisuus ry:n jäsen tai jos henkilö itse pyytää tietojen poistamista. Hallituksen jäsenten tietoja säilytetään yhdistyslain mukaisesti.
11. Tietojen käsittelijät
Rekisteriin kerättäviä tietoja käsittelevät yhdistyksen hallituksen jäsenet sekä mahdollisesti tehtävään erikseen osoitetut yhdistyksen jäsenet. Jäsenrekisteri sijaitsee Webnode.fi palvelimella. Tulevaisuudessa voimme ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Tietoja ei käsitellä automaattisella profiloinnilla
13. Rekisteröityjen oikeudet
• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin: EU 2016/679:n 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada nähdä mitä henkilötietoja hänestä käsitellään. TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 §
• Oikeus tietojen oikaisemiseen: EU 2016/679:n 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskevat virheelliset tiedot korjatuksi.
• Oikeus tietojen poistamiseen: EU 2016/679:n 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskevat tiedot poistetuksi ilman aiheetonta viivytystä. Tämän oikeuden käyttäminen merkitsee, että rekisteröity ei voi enää toimia yhdistyksen jäsenenä. Tämän lisäksi osa johtokunnan jäsenien henkilötietojen säilyttämisajoista ovat yhdistyslain määritelmien alaisia, eikä niitä voida tämän vuoksi tuhota välittömästi.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: mikäli rekisteröity epäilee tietojen virheellisyyttä tai vaatii niiden poistamista, rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä vain tilanteen selvittämiseksi vaadittuihin toimenpiteisiin.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.
Rekisteröidyllä on myös aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli hän epäilee tietosuojarikkomusta.
Henkilötietojen käsittely Tietoisuus ry:n henkilötietojen käsittely perustuu yhtäältä sen toiminnan mahdollistamiseen, toisaalta tähän toimintaan liittyvän lainsäädännön vaatimuksiin. Tietoisuus ry on sitoutunut kaikkien lakien ja asetusten noudattamiseen henkilötietojen käsittelyssä.
Yhdistyksen yleistä henkilötietojen käsittelyä turvataan seuraavilla periaatteilla:
• Sähköinen tietojenkäsittely on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja käyttäjäryhmillä.
• Paperimuotoisia tietoja säilytetään lukituissa tiloissa/kaapeissa.
• Henkilötiedon käyttöoikeus on rajattu henkilökunnalle vain siinä määrin, kuin heidän työtehtäviensä vuoksi täytyy käsitellä tietoja.
• Yhdistyksen teknisen tietoturvan tasoa valvotaan säännöllisesti ja päivitetään tarvittaessa.
• Yhdistyksessä on nimetty tietosuojavastaava.
Yhdistyksessä on käytössä seuraavat henkilötietoja sisältävät rekisterit:
• Yhdistysrekisterin tarkoitus: Tietoisuus ry:n toiminnan mahdollistaminen ja yhdistyslain velvoitteiden täyttäminen.
• Uutiskirjeen jakelurekisterin tarkoitus: Tietoisuus ry:n järjestämien tapahtumien ja toiminnan tiedottaminen sähköisiä kanavia hyväksikäyttäen.
14. Yhteydenotot
Rekisteröidyllä on oikeus, milloin tahansa tarkastaa, vastustaa tai poistaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä. Tämän oikeuden käyttäminen kuitenkin tarkoittaa sitä, että rekisteröity ei voi enää toimia yhdistyksen jäsenenä, sillä yhdistys tarvitsee jäseniensä henkilötietoja toimintaansa.
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti alla nimetylle yhteyshenkilölle.
Janne Laakso, Lahnaruohontie 7 b 26, 00200 Helsinki tai info@tietoisuusry.fi, 040 513 2799.
15. Muutokset tietosuojaselosteessa
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.